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給學(xué)校的檔案柜“合理減肥”2
二、對于有些可以利用理代化伯息存儲、檢索手段處理的應(yīng)用數(shù)據(jù)類檔案.可以采取“檔案柜存放電子檔,庫房存放紙質(zhì)檔”的方式進(jìn)行優(yōu)化
高校的應(yīng)用數(shù)據(jù)類檔案如教師基本信息、學(xué)生入學(xué)分?jǐn)?shù)等在大多數(shù)情況下只需要其中的數(shù)據(jù)就行了,只有在極少數(shù)情況下(如人事調(diào)動等)才需要紙質(zhì)實物。在這種情況下,可以充分利用現(xiàn)代化技術(shù)手段的優(yōu)勢對檔案柜進(jìn)行優(yōu)化。我們可以把這些紙質(zhì)檔案的信息轉(zhuǎn)化為電子數(shù)據(jù),從而大大縮減它們的體積。例如10,000,000字的文字資料,印在紙介質(zhì)上大約需要10,000頁的A4紙。按照一張709規(guī)格的A4紙的重量4.3759,體積2護*297*0.08mnl來計算,這些紙質(zhì)文檔的重量最低便會達(dá)到43•75千克,體積至少49.896立升,這對于高校檔案室的檔案柜來說,可是一筆不小的負(fù)擔(dān)。而事實上,我們完全不必要把這樣重量、體積的紙質(zhì)文檔堆放在檔案柜中,因為如果把它存儲為電子檔的話,最小只需要1M0的空間,隨便一個小小的移動硬盤、閃存盤、刻錄光盤便可以輕松存下這樣的數(shù)據(jù)N多份!當(dāng)然,這并不意味著把數(shù)據(jù)變?yōu)殡娮訖n之后原有的紙質(zhì)文檔便可以丟棄了,但把它們請出檔案柜,安置在耗費人力物力相對較少的庫房里卻是可行的。這樣,我們便可以采取這種“檔案柜存放電子檔,庫房存放紙質(zhì)檔”方式,讓傳統(tǒng)文本型檔案信息與現(xiàn)代化電子型檔案信息互為補充,相得益彰。從而能夠有效節(jié)約資源,提高檔案工作的效率。